信息技術在快速的發展中，庫房管理方面也不斷有新設備產生和應用。目前傳統庫房管理有很多的問題，已經無法適應當前工作發展的要求，那么智慧檔案館解決方案是什么呢？對此其從不同的方面入手，基于運用先進的信息技術以及智能設備，實現設備的交互以及控制，減少管理人員的工作量，提升工作的高效性，使館內環境更舒適，下面主要從智能設備、門禁系統、先進技術等方面分析。
一、采用智能密集架設備
在存儲設備方面，智慧檔案館解決方案為對庫房原來的密集架實施升級為智能密集架，智能密集架不僅具備智能的操作方式，還加入了手動、電動操作方式，使工作人員在突發情況下也可以輕松完成檔案的管理。智能化密集架的每一列架體上都設有一個液晶顯示屏，工作人員可通過主顯示屏完成密集架的鎖定、左右移動、停止及開架合架等，還可以通過語音進行控制架體，人機交互能力強，此外智能密集架具有多種認證開啟方式，人臉、手勢、指紋皆可，方便快捷。
二、升級溫濕度自動控制系統
對于館內環境問題和漏洞，智慧檔案館解決方案是對檔案庫房添加溫濕度采集設備，實現自動采集庫房內的濕度和溫度信息。檔案庫房一體化平臺和溫濕度智能控制系統的結合，能夠遠程采集檔案庫房中的溫度及濕度信息，同時存儲到平臺中，實現對庫房溫濕度情況的實時監督控制，如果數據超出相應的范圍，就會自動采取措施，如開啟或是關閉溫濕度控制設備，實時的進行調節，給檔案的存儲提供良好的環境。一體化平臺能夠結合采集到的數據，自動保存，有效的生成溫濕度變化曲線圖，為后面的數據分析以及利用提供依據。
三、采用先進的門禁控制設備
隨著檔案載體不斷地豐富以及現在檔案所存放的環境越來越復雜，部分單位在檔案管理工作中仍然還存在著一些安全問題，為確保在檔案館中資料的安全，智慧檔案館解決方案是采用先進的門禁控制設備，門禁系統具備密碼、指紋、人臉、身份卡授權確認功能，具備時間記憶功能，進出記錄功能，自動報表功能，從而避免檔案被盜竊，打造檔案安全的堅實屏障。
四、合理運用物聯網RFID 技術
在智慧檔案館解決方案中設計運用物聯網RFID 技術后，可通過RFID電子標簽給每一份檔案進行身份標識，實現檔案生成、新檔入庫、出庫全流程追溯，并通過系統自動生成記錄；可通過授權查看檔案信息，對沒有經過審批的檔案，發生移動和錯拿錯放時，實時報警提示，保護檔案安全；檔案盒隨意放置，系統自動更新位置，實現檔案的無序存放、有序管理，一鍵讀取，定位到盒；可通過設置定時或即時任務，智能盤點檔案數量，生成盤點報表。
由此可見，智慧檔案館解決方案是以科學技術為基礎，利用信息化管理及其相關的先進技術，整合檔案相關系統，對實體檔案進行一體化管理，并結合RFID技術對檔案狀態與位置實現集中管理，在給用戶提供一個便捷式工作模式的同時，也給檔案提供一個安全舒適的環境！
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